Europees aanbesteden

Ambiecon Consultants b.v. kan terugvallen op meer dan twintig jaar ervaring met het Europees aanbesteden. In de loop van de tijd zijn er veel cruciale zaken veranderd met betrekking tot het Europees aanbesteden. Daar het voor ons een kernactiviteit is blijven wij continu op de hoogte van veranderingen en recente jurispondentie. Wanneer men gaat aanbesteden dient men van alle regelgeving op de hoogte te zijn. Fouten met betrekking tot het aanbesteden worden snel gemaakt met als consequentie een bezwaar en daardoor uitstel van het project. De Europese richtlijnen zijn verankert in het Nederlands recht in de BAO (Besluit aanbestedingsregels voor overheidopdrachten) en de BASS (Besluit aanbestedingen speciale sectoren). De belangrijkste grond beginselen vanuit het aanbestedingsrecht zijn: tranparantie, objectiviteit en proportionaliteit. Succesvol aanbesteden valt of staat met een correcte toepassing van deze grond beginselen. 

Bepaalde Overheden zijn verplicht  inkoopprojecten welke de drempelbedrag overstijgen binnen de Europese Unie aan te besteden. Dit om openheid en transparantie te waarborgen. De regelgeving op dit punt munt uit door te volgen procedures, kwalitatieve selectie eisen en gunningscriteria; de Europese richtlijnen laten weinig onbesproken. Bij de overheid wordt gesproken over het aanbesteden, welke niks meer en minder is dan het inkopen van diensten, leveringen of werken. Ook hier geldt dat achter elke factuur een inkoop traject schuilt. Daar men dit zich steeds meer realiseert hebben diverse Overheden reeds de aanbestedingsregels binnen de eigen organisatie ingericht op lagere drempels dan de voorgeschreven richtlijnen.

Voor de overheid volgt een Europese aanbesteding dezelfde weg als een normaal inkoop traject in de publieke sector. De opdrachtgever vormt zich een beeld van de gevraagde dienst of levering en onderzoekt wat de markt te bieden heeft, maakt aan de hand hiervan een voorselectie, vraagt hier offerte aan, en selecteert en contracteert een leverancier. Dit op de gronden van in zijn ogen en voor zijn organisatie meest economisch voordelige aanbieding of laagste prijs. Er is één groot verschil met de publieke sector: bij een normaal inkooptraject mag u de opdracht op vrij willekeurige gronden gunnen, bij een Europese aanbesteding mag dat niet. De gunning dient in lijn te zijn met de vooraf gemelde gunningcriteria, beoordelingscriteria en de vastgestelde procedures.

Volgens het nondiscriminatiebeginsel mogen leveranciers niet worden voorgetrokken of achtergesteld. Tijdens het project begint dit al bij het eventueel inhuren van externe partijen en de controle op gelieerdheid van deze externen met de markt. Gelijke behandeling begint bij openbaarheid van informatie en objectieve beoordelingsgrond-slagen. Dit vergt een strak gepland en goed uitgevoerd aanbestedingsproces. De informatie op basis waarvan gegadigden zich aanmelden of hun offerte aanbieden, mag achteraf niet gewijzigd worden. De opdrachtgever zal goed op de hoogte moeten zijn van de marktomstandigheden en de scope van het aan te besteden project. Dat laatste zal moeten blijken uit een even duidelijk als uitputtend programma van eisen en wensen in de offerteaanvraag. Men mag na of tijdens de selectie van de winnende offerte geen aanvullende voorwaarden stellen.

Een europees aanbestedingstraject zit vol valkuilen, zeker voor onervaren inkopers. Men dient als opdrachtgever rekening te houden met ongeschreven aandachtspunten in het traject. Huidige leveranciers zijn in toenemende mate op de hoogte van de regels en stellen binnen de verkooporganisatie een tender desk op. Tevens laat men zich steeds meer begeleiden door aanbestedingsjuristen. Steeds vaker maken zij van onvolkomenheden in de uitvoering gebruik om bezwaar aan te tekenen en naar de rechter te stappen. Voor opdrachtgevers welke voor een eerst of welke niet vaak een Europese aanbesteding uitvoeren is begeleiding door een ervaren partner geen overbodige luxe.